Manažér kancelárie: Kto je to a čo robí?

V modernom podnikaní nie je žiadna spoločnosť, ktorá má kanceláriu nemôže robiť bez práce spoločnosti Office Manager. Táto pozícia zahŕňa správu a riadenie pracovného postupu úradu organizácie.

Kto je to?

V podstate je kancelársky manažér Informatívne a usmernenia, kde sa všetky pracovné momenty spoločnosti zblížia a vyriešili. On komunikuje medzi vedúcim a podriadených, informuje bežných zamestnancov o dokumentoch podpísaných vedúcim dokumentov, spolupracuje so zákazníkmi spoločnosti, kontroluje korešpondenciu, monitoruje zdravie spoločnosti a poskytuje úrad úradu, vykonáva priamy riaditeľ a jej zástupca.

Office Manager – zamestnanec, ktorý poskytuje celú kanceláriu plnohodnotného pracovného toku. Popis povolania pomôže lepšie pochopiť podstatu práce.

Podľa klasifikátora profesií pracovníkov a pracovných miest zamestnancov sa povolanie kancelárie a jeho povinnosti výrazne líšia od povolania tajomníka. Office Manager, v prvom rade, Office Space Organizer, Manažér a administrátor v jednej osobe. Profesia tajomníka znamená jeho predloženie osobitnej osobe (riaditeľ, zástupcu riaditeľa, top manažérov) a vykonávať iba svoje záležitosti.

Medzi oficiálne povinnosti sekretariátu patrí: vykonávanie harmonogramu hlavy, jeho korešpondenciu, výkonnosť špecifických pokynov. Tajomník navštevuje iba záležitosti svojho priameho supervízora a nezasahuje do kancelárskych záležitostí.

Správca kancelárie riadi všetky aktuálne práce kancelárie, väčšinou tok tohto dokumentu dokumentu. Sledujte nepretržité kancelárska technika, Poskytuje zamestnancom spoločnosti papiernictvo, V čase prináša pozornosť zamestnancov objednávok, objednávok a oznámení o kancelárii, ktoré uverejní hlava, Prichádza prichádzajúce telefonické hovory, V prípade potreby vedie kalendár stretnutí a cestovného riaditeľa. V tomto prípade sa voľné miesto nazýva „kancelársky manažér s funkciami tajomníka“.

Zodpovednosti a funkcie v spoločnosti

Keďže práca manažéra kancelárie zahŕňa organizačné, informatívne a administratívne opatrenia, jeho pracovné povinnosti zahŕňajú určité funkčné úlohy. Ide o zamestnanosť a podstatu činností manažéra kancelárie, ktoré by mali:

• Pripravte si kancelárske práce na nový pracovný deň: Skontrolujte prevádzku telefónov, počítačov a kancelárskych zariadení, prítomnosti spotrebného materiálu (papierové kazety pre tlačiareň)+
• Kontrola, sledovať čistotu v kancelárskych priestoroch, Dodržiavanie hygienických noriem (plné osvetlenie, vetranie, teplota vnútornej teploty), skontrolujte prevádzku rozdelených systémov+
• kúpiť kancelárske potreby A v čase im poskytovať kancelárske pracovníci+
• Objednávka pitnej vody, Detergenty, Toaletný papier, obrúsky+
• Ovládanie aktuálneho správa dokumentu: Príprava potrebných dokumentov, podávania správ, pracovných materiálov potrebných na plnú prácu kancelárie, riešiť iné pracovné momenty a úlohy+
• Denne vykonávať kontrolu práce vodiča a kuriéra+
• Podľa smerov hlavy, Kancelársky manažér zaoberal distribúciou povinností medzi zamestnancami, Dáva úlohu pred nimi, informuje o svojej pozornosti potrebné informácie o práci, určuje ich úroveň zodpovednosti, analyzuje účinnosť získaného výsledku+
• Počítať a vypracovať odhad mesačných finančných výdavkov o údržbe úradu, kontrolujte jeho vykonanie+
• Karta pracovného času, Počet dní a hodín vypracoval každý zamestnanec v rámci kalendárneho mesiaca, včas preniesť Tabul do účtovného oddelenia pre mzdový čas+
• Kontrola dodržiavania pracovnej disciplíny: O skutočnosti výnimočnosti, predčasnej starostlivosti z práce, bohov pracovníkov informovať správu spoločnosti, udržiavať účtovné porušenia a nedodržanie kódu oblečenia+
• Organizovať stretnutia, Zaregistrujte sa a pomáhajú návštevníkom pri riešení ich problémov.

Hlavnými kompetenciami kancelárie manažéra zahŕňajú prípravu a usporiadanie rokovaní, stretnutí, stretnutí:

• Musí pripraviť všetky potrebné materiály, poskytnúť udalosti všetkých zainteresovaných strán, viesť zápisnice zo stretnutia+
• vykonávať korešpondenciu so zákazníkmi a partnermi spoločnosti, Make poštových materiálov+
• Práca s prichádzajúcou a odchádzajúcou kancelárskou korešpondenciou, Zaregistrujte ho, aby bol odoslaný+
• Poskytovať pomoc a pomoc zamestnancom pri riešení konfliktov a kontroverzných situácií+
• Koordinovať prácu úradu Po ukončení pracovného dňa skontrolujte kancelárske vybavenie, osvetlenie, rozdelené systémy, klimatizáciu na ich odpojenie od napájania+
• V niektorých prípadoch je správca Office zodpovedný za vyhľadávanie a prenájom nových zamestnancov (Mieša informácie o potrebných voľných pracovných miestach na špeciálnych lokalitách, prehliadanie zhrnutia, vykonáva predbežný výber žiadateľov, vykoná pohovor)+
• písomne ​​alebo telefonicky informuje potenciálnych zákazníkov O nákladoch na tovar a služby podľa cenníka+
• Konzultuje o umiestnení oddelení spoločnosti, ich funkcie+
• vedie základňu zákazníkov Podniky+
• Vykonáva povinnosti na údržbu lokality, Umiestnenie reklamy o tovare a službách, objednávky výrobkov so suvenírmi, tlač, distribuuje informačné materiály.

Požiadavky a kvalita

Ak chcete prijať Úradu kancelárie Manažér, kandidát musí mať kľúčové zručnosti potrebné na splnenie tejto práce, ako aj majú určité osobné a profesionálne kvality.

Osobný

Osobné vlastnosti osoby sú biologické a sociálne zložky, ktoré tvoria svoju identitu. Biologické komponenty Muž dostane z prírody, jeho rodičov a predkov vo forme určitého množstva génov. Sociálna zložka – Toto je sociálne prostredie, v ktorom sa človek vyrastal a zdvihol.

Obe tieto zložky tvorí charakter a osobnosť, s dôrazom na osoby s určitými vlastnosťami, dobré i negatívne. Zbieranie dohromady všetky rysy osobnosti človeka, môžete získať objektívny spoľahlivé psychologický portrét.

Medzi tieto funkcie patrí také vlastnosti, ako sú:

• poctivosť+
• pretrvávanie v dosiahnutie cieľa+
• pozornosť+
• Sebadisciplína+
• Zodpovednosť a organizácia+
• Pracovitosť, cultivities+
• vnútorné šľachta+
• objektívnosť+
• Komunikácia, zdvorilosť, priateľský prístup k ľuďom+
• collence, cieľavedomosť, zdvorilosť, dochvíľnosť+
• Unconfluous, schopnosť riešiť sporné situácie medzi zamestnancami, optimizmus a pozitívne vo všetkom+
• Retailness, inteligencia, help+
• Aktivita, náročnosť.

Pre každú jednotlivú osobnosti, psychické a citové výchovy človeka, jeho dedičnosť, sociálne prostredie, v ktorom sa rozrástla.

Kancelária office manager nevyhovuje osoby s výbušným vznetlivý charakter prispôsobený v sociálnom prostredí, nezákonné a vychny.

Negatívne vlastnosti osobnosti možno pripísať:

• Nevýhodou, nepozornosť+
• depresívne pohľad na život, nedostatok optimizmu+
• Neschopnosť získať v čase s myšlienkami a dôsledne riešiť úlohy+
• agresívne povaha+
• Nakláňať klebety a intríg.

Podnik

Človek je obchodná kvality – to je jeho schopnosť vykonávať určité pracovné úlohy a funkcie.

Najdôležitejšie z nich je dostupnosť dobrých skúsenostiach a úrovne vzdelania, ako aj osobných a obchodných kvalitách človeka, ktorý je úzko spätá so sebou.

Pre podnikové kvalít, môžete posúdiť, ako efektívne žiadateľ bude môcť usporiadať svoje pracovné postupy, ako kvalitatívne vystúpi pracovné povinnosti zveril. K úspešnému zvládnutiu kancelárie, žiadateľ musí mať okrem znalostí a zručností, ktoré sú definované obchodné kvality, ku ktorým patria:

• Vzdelanie, úroveň kvalifikácie+
• pracovné skúsenosti+
• Rýchle učenie, adaptácia na nové podmienky+
• náročné na seba a ďalšie+
• Schopnosť pracovať v podmienkach, multitasking, zároveň vyriešiť niekoľko otázok naraz+
• Analytické myslenie, schopnosť pružne a neštandardné myslí, urobiť správne závery, zhŕňajú+
• Business grip+
• vodcovské schopnosti+
• Pripravenosť k práci nadčas+
• Oratoric schopnosti, diplomaticity a schopnosť presvedčiť+
• Obchodné komunikačné zručnosti.

Profesionálny

Profesionálne vlastnosti osoby sú súhrn osobných a obchodných vlastností, plus všetky zručnosti, ktoré sa mu podarilo kúpiť počas svojej kariéry. Vo svojej odbornej činnosti by mal Manažér kancelárie:

• Užite si určité vedomosti, zručnosti a zručnosti v oblasti Manažment kancelárie+
• profesionálne Aplikujte svoje vedomosti a zručnosti v praxi+
• byť schopný pracovať s dokumentmi, Poznať princípy organizácie riadenia dokumentov, pravidlá na vytvorenie archívu+
• byť dôverným používateľom počítača a iné kancelárske vybavenie+
• Dôkladne poznať proces správy dokumentov, Práca s prichádzajúcou a odchádzajúcou poštou, poznať pravidlá pre jeho registráciu, včas, aby sa uznesenie hlavy do štrukturálnych jednotiek, dodržiavať podmienky vykonávania zamestnancov dokumentov, ktorí sa ich spýtali, pošlite odchádzajúcu korešpondenciu poštou alebo kuriér+
• Mať zručnosti administratívneho riadenia+
• Byť schopný rýchlo vytlačiť, Poznať zásady a pravidlá pre zostavenie jedného alebo iných dokumentov (objednávky, príkazy, pokyny, dekréty)+
• Užitočné znalosti okamžite zlikvidujte (Kontakty pohotovostnej služby, elektrické, inštalatérske služby, služby dodávky večere)+
• Poznať cudzie jazyky (nie vždy), aj keď v niektorých spoločnostiach je znalosť určitého cudzieho jazyka hlavnou podmienkou pre kandidáta, a tento prípad by mal kancelária správca slobodne hovoriť, čítať a písať v cudzom jazyku+
• byť schopný hovoriť kompetentným a písať, Vyjadrite svoje myšlienky s dobrým literárnym jazykom+
• vlastný zručnosti podnikateľskej etikety.

Vzdelávanie a pokročilé školenie

Žiadna z vyššej vzdelávacej inštitúcie neučí správcu profesie Office. Kompletné školenie a získať diplom alebo osvedčenie o odbornej príprave v rozpočtovom alebo súkromnom vzdelávacích centrách, vysokých školách.

Profesia úradu kancelárie je veľmi v dopyte, môže byť zvládnutá na pokročilých školení, ktoré majú ďalšie základné vzdelanie. Každý zamestnávateľ má svoje vlastné požiadavky na uchádzač o túto pozíciu.

Vo veľkých spoločnostiach, spravidla, v tejto pozícii chcú vidieť špecialistu len s vysokoškolským vzdelaním, Malé podniky môžu mať na tento post zamestnanec so stredným alebo stredným špeciálnym vzdelaním.

Hlavnou vecou je, že každý zamestnávateľ venuje pozornosť Skúsenosti v tejto pozícii, úroveň počítačovej odbornej spôsobilosti, znalosti kancelárskej techniky a schopnosť pracovať na ňom, Znalosť základov kancelárskych prác a archívov, Znalosť cudzích jazykov.

Čo písať v obnovení?

Kompetentne vytvoriť životopis a získajte celú dobu, potrebujete Podrobne, ale úprimne uveďte všetky informácie o sebe: Osobné, profesionálne, obchodné vlastnosti, skúsenosti v takomto post, vzdelávanie.

Pri navrhovaní zhrnutia musíte zvážiť špecifické požiadavky zamestnávateľa uvedeného v oznámení o voľnom pracovnom mieste. Uistite sa, že špecifikujte účel získania práce – to môže byť špecifický príspevok alebo zoznam pracovných miest na žiadosť žiadateľa.

Úroveň očakávaných miezd bude rozumieť zamestnávateľovi, že môže ponúknuť a čo kandidátske nároky.

Nepodávajte nepravdivé informácie o pracovných skúsenostiach, vzdelávaní – Toto je možné ľahko kontrolovať, v tomto prípade bude voľné miesto pre žiadateľa neprístupné, jednoducho bude odmietnuť.

Dostupnosť fotografií – pozitívny moment pre kandidáta, Zamestnávateľ by mal vedieť, ktorého životopis zvažuje. Kancelársky manažér – tvár spoločnosti a zamestnávateľ nie je ľahostajný, kto ho zastupuje.

Uistite sa, že ste určili úroveň vzdelávania, často zamestnávateľ pre túto pozíciusúhlasiť Špecialista s vyšším hospodárskym, právnym, psychologickým alebo filologickým vzdelaním.

Zhrnutie sa musí prejaviť niekoľkými predchádzajúcimi pracoviskami, príčiny prepustenia, kontaktov ľudí, ktorí môžu volať a požiadať o skúsenosti a osobné vlastnosti kandidáta. Odporúča sa písať o vašom rodinnom stave, koníčkoch a koníčkoch.

Takéto informácie budú užitočné pre zamestnávateľa.

Vypracovaním súhrnu, držte sa svojej štruktúry:

• osobné informácie – meno, vek, kontakty+
• Osobný – časť sa považuje za povinnú pre dizajn, ale je lepšie ho naplniť+
• Základné zručnosti a zručnosti – Uveďte, aké kancelárske programy vlastnia, zoznam všetkých pokročilých školení, seminárov, školení, ďalšie ďalšie školenia, ktoré ste prešli+
• pracovné skúsenosti – Uveďte všetky vaše praktiky, stáže, dokončené projekty, dobrovoľnícke programy, v chronologickom poradí, špecifikovať podniky, kde ste pracovali predtým, vzdelanie a školenia (odrážajú všetky vzdelávacie programy a smery, ktoré skončili)+
• odporúčania – v tejto časti špecifikujte mená a kontakty tých, ktorí vám môžu odporučiť nového zamestnávateľa, reagovať na vás pozitívne.

Zhrnutie by sa malo jasne a stručne zostaviť, žiadne ďalšie informácie by nemali byť.

Ak žiadateľ tvrdí, že úrad úradu úradu bez pracovného zážitku, bude lepšie neodrážať túto časť vôbec v súhrne. Nie je potrebné ukázať zamestnávateľovi nedostatok vedomostí a zručností. V tomto prípade je lepšie opísať vaše osobné a obchodné vlastnosti, aký druh vzdelávania je hlavné a ďalšie (semináre, školenia).

Charakterizoval sám seba ako pracovitého, zdokonalený, výkonný, rýchlo vyškolená osoba. Nepodceňujte svoje schopnosti a zručnosti, nie lipnúť životopisy s zbytočných informácií.

Ako skúsenosti, je možné uviesť výrobné postupy, pre-diplom stáže, schopnosti organizovanie konkrétnych udalostí, účasť na olympiádach, konferencií, súťaží, všetky druhy skúšok. Ak máte nejaké úspechy a úspechy, ktoré priamo súvisia s budúcu prácu, uistite sa, že prezentovať tieto informácie v súhrne.