Tajomník profesie

V kancelárii takmer akejkoľvek modernej spoločnosti, sekretárka zaberá osobitné miesto. Toto je odborník na pomoc pri zachovaní objednávky a efektívnosti organizácie. V podstate je to mediátor medzi vedúcim, zamestnancami, partnermi a zákazníkmi. Získať túto pozíciu je zvyčajne jednoduchá – nie vždy potrebná vyššie vzdelávanie a rozsiahle skúsenosti. A vybudovať dobrú zaujímavú kariéru v budúcnosti, môžete, ak budete robiť povinnosti kvalitatívne a zodpovedne.

História profesie

Zmienka o povolaní tajomníka je všimol v dňoch starovekého Ríma. Podľa historikov, títo pracovníci si najali Patricians a spěšne alebo len bohatých občanov krajiny. Tajomníci pracovali mužov z nižšieho majetku, ktoré majú dobré vzdelanie. V tom čase boli povinnosti takýchto zamestnancov workshop, korešpondencia a často financovanie a dokonca aj tajomstvá zamestnávateľa.

V Rusku sa tajomník objavil v roku 1720. Vďaka Petrovi I. Profesia bola prezentovaná s prísnymi požiadavkami – prítomnosť vzdelania, dobrej znalosti zákonov, pochopenie všetkých jemností a špecifikácií. Pozícia osobného tajomníka sa stala vyhľadávanou od roku 1840 g. – Mnohí manažéri rôznych podnikov často potrebovali osobného asistenta.

Požiadavky na profesiu boli vysoké, pre zariadenie pre takúto prácu potrebovali špeciálne zručnosti. Potom sa začali objavovať prvé sekretárske kurzy.

Moderné povolanie tajomníka je často recepcia a organizačná práca v kancelárii – pomoc nielen hlavou, ale kolegov a návštevníkov. Dnes je tajomník považovaný za tvár človeka a na jeho vzhľad návštevníci posudzujú pevnosť celého podniku. V súčasnosti sa táto profesia považuje za prevažne ženy kvôli svojej špecifickosti. Počas rozvoja povolania sa vytvorilo niekoľko smerov sekretariátu závislé od špecializácie.

• Tajomník kancelárie (kancelársky manažér). Povinnosti sú distribúcia telefónnych hovorov, stretnutia hostí, plnenie pokynov vedenia a zabezpečenie stabilného fungovania kancelárie (objednávanie kancelárskych potrieb, vody atď.). Za post úradu, zamestnanec nevyžaduje špeciálne vzdelávanie. V kariérnych schodoch sa táto pozícia často začína.

• Tajomník. Pozícia je podobná práci kancelárskeho manažéra, ale zodpovednejších a komplikovaných. Tu budú clá príprava rozhodnutí o projektoch, úpravy dokumentov, vypracovanie textov pre vedúcich pracovníkov hlavy na rôznych podujatiach, ako aj čiastočnú kontrolu práce zamestnancov organizácie. Získanie tohto príspevku si vyžaduje špeciálne vzdelávanie (kurzy, školiace stredisko).

• Správca osobných asistentov. Tento príspevok je považovaný za čestný. Tento asistent musí nadviazať vzťahy s príručkou a vytvoriť atmosféru dôvery. Na splnenie povinností, znalosť špecifík profesie, základov kancelárske práce, odolnosť voči stresu a sebavedomie. Práca, spravidla ich riešiť organizačné a administratívne úkony.

Popri týchto profesií, existuje niekoľko špecializácie s úzkymi špecifiká.

• Dodanie. Zamestnanec, ktorý systematizuje dokumentáciu pripravuje účty, registruje prichádzajúce a odchádzajúce korešpondencie, vytvára archív.
• tajomníka tlmočník. Okrem hlavných úloh bude nutné vlastniť cudzí jazyk na vysokej úrovni. Zamestnanec podieľa na rokovaniach so zahraničnými partnermi.
• súdne tajomník. Zamestnanec podáva súdu, kontroluje vzhľad ľudí na pojednávaní, vedie protokol o rokovaní, je súdne právomoci a vykonáva rôzne pokynov sudcu.
• Technický sekretár. Na splnenie povinnosti, je nutné vlastniť „naslepo“ spôsob tlače, odpovedať na telefónne hovory a musí byť schopný pracovať s kancelárskym vybavením.

Medzi ďalšie charakteristické rysy moderného povolania sú nasledujúce:

• Obchodná korešpondencia+
• Vysoká rýchlosť tlače „Blind“ metóda – bez toho, aby pri pohľade na klávesnicu a používanie všetkých 10 prstov+
• Schopnosť využiť celý rad kancelárskych kancelárskej techniky+
• Schopnosť organizovať dokumentáciu (korešpondencia, archív).

Kompletný zoznam potrebných zručností sekretárka je zvyčajne vytvorený v závislosti od štruktúry podniku a požiadavky na hlavu.

Výhody a nevýhody

Výhody profesie možno nazvať nasledujúce:

• Žiadna fyzická námaha+
• Je možné získať dôležité komunikačné zručnosti a nadviazať užitočné odkazy+
• Nie je potrebné mať špecialitu získať prácu+
• Práca v pohodlných podmienkach+
• V niektorých prípadoch je možné použiť osobné použitie na používanie kancelárskej kancelárskej techniky (kopírka, skenovanie)+
• Niekedy môžete kombinovať štúdium a prácu.

Rovnako ako v akejkoľvek inej profesii, pozícia tajomníka má svoje nevýhody:

• Trvalá lokalita v vedení+
• Denný bezchybný vzhľad (zvlášť dôležité vo veľkých spoločnostiach)+
• Jednoznačné úlohy a rutinné práce (často typické pre malé organizácie)+
• Práca je často spojená so stresom+
• vykonávajúce osobné úlohy šéfov, ktoré nesúvisia s prácou+
• málokedy majú príležitosť na sebarealizáciu+
• Režim prevádzky môže byť nenovovaný.

Perspektíva vývoja pre tajomníka často zostáva. Niektorí manažéri nie sú ponáhľaní, aby stratili dobrý zamestnanec a preložili ho do inej pozície. Iní vo vzťahu k zodpovedným, pracovným a profesionálnym pracovníkom ukazujú porozumenie a často zvyšujú.

Popis práce

Dokument, ktorý je určený na reguláciu práv a povinností zamestnanca – popisu práce, je rovnako dôležité pre tajomníka a pre vedenie. Obsahuje práva a povinnosti oboch strán o zamestnanosti, čo umožňuje ho používať ako nástroj na efektívnu koordináciu výrobných procesov.

Zjednotená forma pokynov neexistujú, takže to môže byť zostavené pomocou ready-made vzorom, alebo rozvíjať svoj vlastný dokument. Pri navrhovaní dokumentu je dôležité zvážiť, že v každej spoločnosti Tajomníci vykonávajú rôzne funkcie, napriek zjednotenej hlavnej práci.

Návod na prácu by sa mal vypracovať v súlade s profesorom a zahrnúť tieto hlavné časti.

• Všeobecné ustanovenia.
• Funkcie.
• Úradné povinnosti.
• Práva.
• Zodpovednosť.

Okrem hlavných povinností môžu byť dodatočné funkcie umožniť vymenovanie špecializácie. To znamená, že usmernenia vydavateľa, technický sekretár, vojenský či vedecký sekretár bude obsahovať podobné základné pomocné funkcie, ale líšia sa v špecializovaných úloh, ktoré budú musieť uviesť v dokumente.

Zodpovednosť

V klasickom chápaní, tieto funkcie patrí hlavné jednotné povinnosti sekretárka:

• Poskytuje administratívne činnosti hlavy+
• Wides podnikať zodpovedajúce hovory a e-maily+
• prijíma a prerozdeľuje korešpondenciu, pripravuje a vysiela odpovede na prijaté listy+
• produkuje zber a spracovanie potrebné pre hlavu informácií, zaisťuje kancelársku prácu+
• Berie dokumenty zo zamestnancov k ďalšiemu prenosu na podpis i známosť príručke+
• Zaoberajúca sa prípravou rokovaní, stretnutí a konferencií, vedie ich protokoly+
• Nákup písacie potreby a ďalšie produkty potrebné na zabezpečenie nepretržitého život v kancelárii+
• rieši organizačné úlohy pre prijímanie zamestnancov a návštevníkov+
• vykonáva ďalšiu prácu v súvislosti s polohou.

Okrem toho môžu byť tieto povinnosti:

• Kontrola plnenia príkazov a príkazov+
• Skenovanie a kopírovanie dokumentácie+
• Zrušiť alebo preniesť termínov+
• Rezervácia vstupeniek a hotelové izby+
• Zostavovanie správ o cestovné výdavky+
• Príprava nápoja a pochutiny pre hostí.

V širšom slova zmysle, tajomník robí obrovský kus práce na vytvorenie a podporu pozitívnej povesť a udržanie image spoločnosti.

Osobné kvality

Sekretárka v práci je často často komunikovať s rôznymi ľuďmi, takže dobrý technicistný musí spĺňať nasledujúce požiadavky:

• elegancia+
• presnosť+
• priazeň+
• kultúru reči+
• Komunikateľnosť+
• Žiadne škodlivé návyky.

Keďže tajomník je „tvár“ spoločnosti, neoddeliteľným kritériom je príjemný vzhľad zamestnanca. Je tu dôležité, aby sme si uvedomili, že hovoríme o pocite štýlu a dostupnosti chuti, a nie o vzhľade modelu. Často sa ženy stávajú tajomníkmi, pretože sa predpokladá, že sú viac zvláštne pre flexibilitu, odolnosť proti stresu a schopnosti vytvoriť útulnú atmosféru v kancelárii.

Zodpovednosť

Špecifickosť sekretárskej práce je pravidelne pomáhať vodcovi v podnikaní. Z tohto dôvodu sú takéto profesionálne vlastnosti mimoriadne dôležité:

• zodpovednosť+
• presnosť+
• pozornosť+
• Výkon+
• učenie+
• Organizácie.

Prítomnosť týchto obchodných vlastností umožní kompetentné a jasne vypracovať dokumentáciu a rutinu dňa. A schopnosť nadviazať kontakt s ľuďmi zabezpečí efektívnu interakciu medzi riadením, tímom a klientmi.

Vzdelanie

Na získanie práce na post sekretára, často nie je potrebné mať vyššie vzdelávanie, je celkom vhodné pre dokončené špecializované kurzy. Nelisses budú vedomosti získané v oblasti psychológie, rýchlosti a stenografu. Základné znalosti o povolaní tajomníka možno získať v špecializovaných vysokých školách. Takéto vzdelávanie je k dispozícii pre tých, ktorí absolvovali 9 alebo 11 školských tried a budú trvať 1-3 roky v závislosti od existujúceho stredoškolského vzdelávania.

Ak voľba padla na pevnú spoločnosť, je dôležité získať profilové vzdelávanie. Napríklad na zahraničnom ministerstve zahraničných vecí existuje tréningové centrum, ktoré vykonáva prípravu tajomníkov. Centrum vyučuje študentov počítačovej gramotnosti, základy kancelárskych prác, podnikateľskej etiky a etikety, angličtina. Keďže domáce univerzity nenavrhujú sekretárske vzdelávanie, výhodu kandidátov s diplomami v oblasti filológie, komunikácie, psychológie a iných podobných oblastí. Niektoré spoločnosti poskytujú školenia pre kandidátov, ktorí sú ochotní si prenajať.

Pracovisko

Tajomník môže byť prevádzkovaný v pevnej organizácii, v podniku malých podnikov a vo verejnej inštitúcii, napríklad v škole alebo univerzite. Tajomníci alebo asistenti sú potrební takmer každý vodca. Pozícia sekretariátu bude obklopovať rôzne mýty – niektoré rozprávajú o začiatku zaujímavej kariéry z tejto profesie a iní tvrdia, že nárast je prakticky nedostatočný.

V skutočnosti, podpora kariérového rebríka závisí do značnej miery na osobných vlastnostiach. Iniciatíva a tvrdá práca pomôžu presťahovať sa do vyššej pozície v rámci spoločnosti, napríklad najprv Asistent Manager, a potom sa stať manažérom. Ďalší rozvoj v spoločnosti bude už v rukách špecialistu.

Čo stredný plat?

Na začiatku kariéry je ťažké počítať s vysokým platom. Zamestnanci bez skúseností Zamestnávatelia zvyčajne ponúkajú plat 15000-20000 rubľov. V závislosti od regiónu bydliska. V hlavných mestách sú mzdy zvyčajne viac. Priemerný plat skúseného zamestnanca je 30000-45 000 rubľov. v Rusku. Odborníci z vyšších kvalifikácií, napríklad osobné asistenti manažérov a referentov zarobiť 60000-80000 rubľov.

Je dôležité pochopiť, že plat často závisí nielen na pozícii, ale aj od organizácie alebo podniku, v ktorom by sme chceli získať prácu. V pevnom podnikovej správe tajomníka dosiahne 300 000 rubľov.