Kto je tajomník odkazu a čo robí?

Pozícia tajomníka na dlhú dobu bola najviac žiaduca pre mnohých zástupcov krásneho podlahy. Predtým bol spravidla prakticky nič z takéhoto zamestnanca, okrem atraktívneho vzhľadu. Avšak, teraz všetko sa zmenilo, niekedy takýto zamestnanec je dôležitou súčasťou kolektívneho a mala by byť pripravená vykonávať rôzne funkcie. Výsledkom je, že je často vysoko načítaný prácou. Aké sú tieto povinnosti, aké požiadavky musia byť v súlade s získaním ponuky práce, čítať v tomto článku.

Zvláštnosť

Profesia „Tajomník“ sa vracia do doby starovekého Ríma. „Tajomníci“ boli dôveryhodné osobami cisárov – mužov, ktorí mali veľký politický vplyv. Táto profesia dostala svoj nový začiatok počas prvej svetovej vojny, ale už vyplýva, že plnenie úplne iných povinností. Až do nášho času, len ozveny dosiahol počiatočným významom tajomníka vo forme takýchto pracovných miest ako generálny tajomník a tajomník štátu.

V súčasnosti povolanie, sekretársko-referencia si vyžaduje splnenie práce súvisiacej s dokumentmi, organizovanie kancelárskych prác, kancelárskych zariadení a iných funkcií. DÔLEŽITÉ ZRUČNOSTI PRE TAJOMSTVO Referenta sú prenosnosť a pozornosť. Prefix „referent“ znamená, že zamestnanec bude komunikovať s orgánmi o rôznych pracovných prípadoch. Samozrejme, konkurencieschopnosť medzi tými, ktorí chcú vziať túto pozíciu, je vysoká, najmä vo veľkých firmách alebo spoločnostiach. Špecifiká zručností, ktoré musí tajomník, niekedy môže závisieť od oblasti činnosti spoločnosti. Jednoducho povedané, v spoločnosti zaoberajúce sa predajom zariadení, bude musieť tajomník poznať jemnosť vykonávania obchodných rokovaní. Nie je to však vôbec nevyhnutné pre každú spoločnosť individuálne.

Veľké náborové spoločnosti argumentujú, že táto pozícia spolu s poštou vodiča a ďalších podobných voľných pracovných miest navrhuje veľké množstvo nadmerného spracovania. Ľudia, ktorí sú na týchto pozíciách, sú nútení prispôsobiť sa harmonogramu šéfov a byť pripravení pracovať takmer 24/7. Teraz popularita získava „virtuálnych tajomníkov“, ktoré spĺňajú väčšinu záväzkov obvyklého tajomníka pre tie firmy, ktoré nie sú schopné odstrániť úrad alebo jednoducho nerobia kvôli sporeniu finančných prostriedkov. Samostatne treba poznamenať význam vzhľadu tajomníka. Tajomník sa musí obliekať do obchodného štýlu, vyhnúť sa svetlé, outcast a nevhodné make-up, účesy.

Použitie parfumov s viditeľnou arómou nie je privítané, ale skromný, atraktívny vzhľad je vítaný.

Popis práce

Tento dokument obsahuje všetky povinnosti týkajúce sa činností zamestnanca. Výučba práce obsahuje aj práva zamestnancov a opis požiadaviek na to. Tento dokument obsahuje informácie, a o tom, kto bude musieť nahradiť zamestnanca počas jeho neprítomnosti. Je tiež potrebné poznamenať, že ak je to potrebné, inštrukcie úlohy môže byť preskúmaný a zmenený. K tomu môže dôjsť v nasledujúcich prípadoch.

• Zmena zodpovednosti tajomníka referent.
• Vznik zmien v dokumentácii pre organizáciu.
• Vznik zmien v štruktúre organizácie.

zodpovednosť

Nižšie sú uvedené hlavné povinnosti tajomníka Referrant.

• Často osoba, ktorá je v tejto pozícii je zodpovedný za poskytovanie kancelárske potreby. Aj on musí v prípade potreby objednať produkty. Priama zodpovednosť tajomníka – objednať chladič s vodou a dajte si pozor na jej výplň.
• Referent tajomník musí prijímať hovory na hlave a produkujú ich „screening“.
• Mal by tiež usporiadať poradí prijímanie návštev.
• Osoba, ktorá je v tejto pozícii, je podriadená generálnemu riaditeľovi spoločnosti. Väčšina vykonaných záväzkov teda bude spojená s jej požiadavkami a príkazmi.
• Zoznam zodpovednosti zahŕňa aj príjem a zasielanie prijatých a zaslaných korešpondencie, pripraví všetky potrebné dokumenty na žiadosť generálneho riaditeľa, kontrolu dokumentov, ktoré musí riaditeľ podpísať.
• Tajomník tiež prenáša potrebné informácie riaditeľa zamestnancom a naopak, spôsobuje, že zamestnanci riaditeľovi podľa potreby.
• Tento zamestnanec často spolupracuje s administratívnym a ekonomickým oddelením. Niekedy môže koordinovať so zamestnancami tohto oddelenia kancelárskeho úradu kancelárskych potrieb a inventárov. Na rozdiel od prvej položky opísanej vyššie, táto položka nie je vždy predpísaná v popisoch sekretárskeho sektora.
• Tajomník si musí objednať lety do lietadla a knižných miestností v hoteloch v prípade, že riaditeľ alebo iní zamestnanci idú na služobnú cestu.
• V niektorých organizáciách musí tajomník informovať orgány a / alebo iným zamestnancom o nadchádzajúcich osláv, narodeninách zamestnancov a sviatkov. Niekedy sa zaoberá HR špecialista.
• Tajomník denne by mal pripraviť recepciu recepcie na začiatok nového dňa – zahrnúť svetlo, kancelárske vybavenie (tlačiareň, počítač, tak ďalej), pripravte potrebné dokumenty.

Zodpovednosť

Odhadná sekretárka musí reagovať na tok dokumentu a nemá právo zverejniť dôverné informácie. Takýto zamestnanec je zodpovedný za zachovanie dokumentov a ich včasné podanie. Tajomník je zodpovedný za nedodržanie povinností predpísaných v úradnom výučbe, \ t. E. Pre neplnenie svojich pracovných funkcií vrátane takéhoto porušenia, ako keby boli neskoro. Zamestnanec môže mať problémy, ak sa dohodne s prácou s dokumentáciou.

Zodpovednosť sa nosí na zverejnenie dôverných informácií, ktoré odkazujú na kategóriu „obchodného tajomstva“. Zamestnanec je zakázaný pokaziť inventár, najmä nábytok, ktorý mu poskytol, alebo vlastniť spoločnosť. Tajomník je zodpovedný za taktický alebo hrubý postoj k zamestnancom. Keďže sa uvádza všetkým ostatným zamestnancom takmer denne, tajomník musí byť nekonfliktný a diplomatický.

Nedostatok demonštrácie týchto vlastností môže viesť k prepusteniu tajomníka.

Práva

Po prvé, sekretárka-referent má právo požiadať o rôzne dokumenty potrebné na prácu v rôznych zamestnancoch. Tajomník môže distribuovať prijaté telefónne hovory v závislosti od ich dôležitosti podľa vlastného uváženia. To isté platí pre postup prijímania návštevníkov recepcie. Môže tiež vyžadovať vysvetlenie od zamestnancov, ak došlo k disciplinárnemu porušeniu. Tajomník-odkazuje tiež prístup k dokumentom pod Vulture „dôverne“.

Iba generálny riaditeľ môže odmietnuť alebo najať takýto zamestnanec, a nie vedúci oddelenia alebo oddelenia, ako v iných prípadoch. To isté platí pre oživenie. Tajomník môže predložiť vedenie návrhu na zlepšenie práce s dokumentáciou alebo riadiacimi pracovnými metódami. Tiež môže optimalizovať niektoré pracovné postupy. Rovnako ako každý iný zamestnanec, má právo požadovať vytvorenie komfortných podmienok pre prácu a môže dokonca slovne požadovať vysvetlenie od zamestnancov, ktorí porušia pracovnú disciplínu.

Vedomostí a zručností

Spravidla práce sekretárka sa odhaduje na základe svojich výkonných a efektívnosti. Tak, ďalšie zručnosti sú druhotné. Zamestnanec musí byť schopný komunikovať s ľuďmi, vyjednávať, majú príslušný prejav. Musí byť schopný riešiť rôzne druhy organizačných otázok, používanie programov Microsoft Office – Excel, Power Point, Word a ďalších.

Vzdelanie

Neexistuje žiadny pevný požiadavku na vzdelanie, rovnako ako špecialita obdržal. Avšak, vzdelanie musí byť nutne, aj keď sekundárne špeciál. Absolventi právnických fakúlt sú uprednostňované vzhľadom na to, že práca z veľkej časti súvisí so správaním dokumentácie. Žiaduce skúsenosti od 1 roka. Alternatívne skúsenosti s prácou možno považovať za prejsť školením kurzov.

Zahraničné spoločnosti z budúceho zamestnanca môžu vyžadovať znalosť cudzieho jazyka. Tajomník musí byť schopný kompetentne vyjadriť svoje myšlienky, písať a vypracovať dokumenty bez gramatických chýb.

Návod práce často môže obsahovať neúplný zoznam práv, povinností a požiadaviek na odkaz. Týka sa to povinností – v skutočnosti ich zoznam je širší.

Miesto výkonu práce

Dopyt po tejto profesii je veľký. Takéto činnosti sú spravidla najvhodnejšie pre mladých profesionálov, ktorí nedávno absolvovali. Táto činnosť je veľkou príležitosťou na zistenie štruktúry práce spoločnosti. Predpokladá sa, že v tejto pozícii si môžete kúpiť dobré zručnosti budúcnosti dobrého manažéra. Keďže referenčný tajomník vykonáva širokú škálu povinností, je to dôležitý a potrebný zamestnanec aj pre najmenšie spoločnosti.

Na záver stojí za zmienku, že šablóna, podľa ktorej by tajomník mal byť schopný variť kávu a reagovať na telefónne hovory, ďaleko od pravdy. Teraz je to špecialista na široké spektrum.