Tipy na vypracovanie súhrnu tajomníka

Tajomník spoločnosti preberá úlohy organizovania činností práce kolektívneho a najmä vedúceho spoločnosti. Toto je asistentom spoločnosti, takže sú pre toto voľné miesto prezentované skôr prísne požiadavky. Zostať viac informácií o tom, ako vytvoriť úspešné zhrnutie zariadenia na pozíciu tajomníka.

Čo robí špecialista?

Práca akákoľvek sekretárka vyžaduje, aby zručnosť rýchlo prepínala z jedného typu pracovnej činnosti na druhú. Táto osoba vykonáva širokú škálu úloh, ale všetci sú zamerané na pomoc prvej osobe spoločnosti v práci, ako aj zachrániť svojho pracovníka a osobného času. Tradične, oficiálne funkcie tohto špecializovaného špecialistu zahŕňajú kancelárske práce, práca s telefónom, mini-pbx a kancelárske vybavenie, redistribúcia hovorov, Rovnako ako organizácia stretnutí, služobných ciest a nejakej inej práce.

• Tajomník na recepcii zodpovedná za primárny prijímanie zákazníkov a návštevníkov, komunikácia po telefóne, prijímanie faxov, rovnako ako servisnú podporu rokovaní hlavy.
• Administrátora pracovných povinností Vstúpiť organizáciu Najefektívnejší interakcie zamestnancov podniku, udržiavanie poriadku v kancelárskych priestorov, servis kancelárskej techniky, zabezpečenie pobočku firmy všetkými nevyhnutnými papierenského tovaru a hospodárskych statkov.
• Mierne odlišné úlohy osobný asistent. Tento odborník je vždy vedomá nadchádzajúcich udalostí. Bolo to na ramenách spadnúť plánovacie dielne šéfe, robí jeho osobné pochôdzky, a mnoho ďalších úloh, ktoré sú zvyčajne dohodnuté v každom prípade individuálne.
• Tajomník súdneho pojednávania Zvyčajne pripojené k jednému sudcu – tento úradník sa zúčastňuje na súdnych stretnutiach a vykonáva všetky potrebné dokumentárne práce. Súdnictvo sa zaoberá archiváciou dokumentov, prevod materiálov do kancelárie, vedúci zápisnice zo súdneho zasadnutia, ako aj zaslanie programu. Požiadavky na tento príspevok sú veľmi vysoké: zamestnanec musí mať vyššie právne vzdelávanie a odbornú prax najmenej 2 roky.
• Tlačový sekretár Varenie problémov prezentácie značky, spolupracuje s médiami, tvorí výber príslušných správ. Osobný asistent berie všetku korešpondenciu, pripravuje všetky obchodné papiere pre prvú osobu firmy, zhromažďuje informácie, jedným alebo druhým spôsobom spojeným s prijatím dôležitých rozhodnutí, a tiež vykonáva jednorazové pridelenie šéfa.

Jeho špecifiká sú k dispozícii aj v činnostiach asistenta notára, tajomníka prekladateľa, ako aj zamestnanca školy v škole.

Konštrukcia

Akýkoľvek životopis pozostáva z niekoľkých blokov. Nižšie sú uvedené odporúčania, ktoré uvádzajú v každom z nich budúceho tajomníka.

Zodpovednosť

V rozšírenej verzii sa takto zobrazí zoznam oficiálnych úloh akejkoľvek tajomníka:

• Prijatie prichádzajúcich písmen a aplikácií, ich prerozdelenie, prevod na zodpovedné osoby+
• Príjem dokumentácie pre podpis na hlavu+
• Odpoveď na prichádzajúce telefonické hovory a ich presmerovanie+
• Organizácia šéfa obchodných rokovaní+
• Vypracovanie odvolaní, listov a iných dokumentov o dopyte šéfa+
• Príprava stretnutí a pracovných stretnutí, zhromažďovanie potrebných materiálov, oznámenia všetkých účastníkov v prípade miesta a času ich podniku, konečný návrh protokolov stretnutia+
• Poskytovanie služieb pre organizáciu hostí hlavy+
• Kontrolu nad vykonaním zamestnancov objednávok objednávok+
• Zabezpečenie správy spoločnosti potrebné na prácu kancelárskych potrieb, kancelárskych zariadení a iných prostriedkov podporujúcich nepretržitý pracovný personál+
• Prijatie návštevníkov+
• Udržiavanie archívu spoločnosti+
• Organizovanie personálu prvého človeka spoločnosti: Nákup vstupeniek, ako aj rezervácia izby v hoteli+
• Vykonávanie iných inštrukcií.

Ak žiadate o tajomník referencie, potom sa pripravte, že kontroly dokumentov budú pridané do zoznamu zodpovedností, prípravy analytických revízií, zberných materiálov pre správy a vystúpenia.

Zručnosti

Úspešný kandidát na pozíciu tajomníka musí mať nutne nasledujúce zručnosti, ktoré môžu byť uvedené v súhrne:

• Dodanie+
• Vedenie telefonických konverzácií+
• Stretnutie a počiatočné konzultačné zákazníkov+
• Udržanie života kancelárie+
• Spracovanie korešpondencie+
• Organizovanie podujatí a obchodných stretnutí+
• Manager Time Management+
• Znalosť kancelárskych zariadení a kancelárskych programov PC.

Aké zručnosti v priorite – závisí od rozsahu pôsobnosti spoločnosti. Napríklad, ak je tajomník potrebný na zdravotnícke centrum, potom je nepravdepodobné, že hlboké znalosti kancelárskej práce a správu dokumentov, je nepravdepodobné, že budete potrebovať schopnosť vydávať dokumenty na získanie víza. Táto pozícia si vyžaduje schopnosť komunikovať so zákazníkmi, znalosť základov zdravotného prípadu, schopnosť komunikovať telefonicky vo veľkom objeme.

Úspechy

Profesionálne úspechy sú dôležité pre každého zamestnávateľa, medzi najvýznamnejšie zvyčajne vyčleniť tieto body:

• Optimalizácia správcovskej spoločnosti+
• Vytvorenie optimálneho klímy na pracovisku v kancelárii+
• Organizácia interakčného systému jednotiek+
• Cestovná podpora+
• Koordinácia činností kuriérskych a upratovacích služieb.

Profesionálne a osobné kvality

Príslušný tajomník musí mať také dôležité vlastnosti ako: \ t

• Otvorenosť komunikácie+
• Zodpovednosť a orientácia pre výsledok+
• Aktívna životnosť+
• Schopnosť vykonávať povinnosti v multitaskingu+
• Schopnosť rýchlo prepnúť z jednej činnosti na druhú+
• Absencia akéhokoľvek zlého návykov+
• tolerancia stresu+
• Presnosť a scrupiness+
• Túžba priviesť do konca+
• slušnosť+
• Schopnosť pracovať s osobnými informáciami+
• Správny ústne a písomný jazyk+
• Dobrá znalosť podnikateľskej etikety+
• Schopnosť konať v tíme.

pracovné skúsenosti

Ak ste už pracovali ako sekretárka, nebudete ťažko opísať vaše pracovné skúsenosti. Títo žiadatelia, ktorí hľadajú prácu na tejto špecializácii prvýkrát. Nedostatok skúseností – nie je dôvod na rozrušenie, môžete vždy vymenovať svoje kľúčové zručnosti, ktoré majú.

Môžete napríklad určiť:

• Voľné vlastníctvo angličtiny a španielčiny+
• k dispozícii všetky základné kancelársky softvér+
• znalosť kancelárskeho vybavenia+
• 10-prst písania spôsob slepej (300 znakov za minútu).

Vždy je treba vyzdvihnúť ich „tromf“ – to umožní zamestnávateľovi zistiť, čo máte radi a majú záujem vo vašej kandidatúre.

Vzdelanie

Za účelom získania nároku na prácu ako sekretárka v solídny spoločnosti, je potrebné, aby ste mali vysokoškolské vzdelanie. Aby však bolo možné účinne plniť povinnosti často vyžadujú ďalšie kurzy a školenia manažmentu záznamov, archivácia podnikania a vzdelávania prácu s kancelárskym vybavením. V malej kancelárie sekretárky často vykonávať ďalšie povinnosti koncipient alebo viesť účtovníctvo. V tomto prípade je preto potrebujú právnu alebo ekonomické vzdelanie.

Keď pretendovanie post tajomníka správcu a zamestnancov na recepcii, ktorá má vysokoškolské vzdelanie nie je podstatné.

Čo nemusia špecifikovať?

Trochu podrobnejšie o tom, čo nemusíte označiť v súhrne.

• Vaše záľuby a záľuby. Nie je potrebné, aby podrobne maľovali, ako chcete pestovať kvety / pletené / vyšívané v prípade, že vaša budúca činnosť nemá žiadny vzťah k tomu.
• Všetky existujúce skúsenosti. Mnohí začínajú pracovať s takýmito pozíciami ako predávajúci, správca alebo čistič. Ak pracujete viac ako 10 rokov, bude dosť dosť na to, aby sa na 2-3 miestach v podobnej špecialite.
• Tajomník musí mať príjemný vzhľad, takže je vhodné pripojiť fotografiu na životopis. Avšak, žiadne sexy pozadie tu nie je povolené – obmedziť prísnu fotografiu „pre dokumenty“. Obrázky v plavkách alebo reštaurácii môžu byť zničené nesprávne.

Ako napísať sprievodný list?

Sprievodný list nie je povinná, ale napriek tomu robí dobrý dojem na potenciálneho zamestnávateľa. Nie je nutné opakovať všetko, čo je napísané v životopise. Tu je potrebné určiť svoj záujem o voľné pracovné miesta a krátko zdôrazniť prítomnosť základných zručností a kompetencií, ktorý vám pomôže pri plnení pracovných povinností.

Na konci listu, vďaka záujmu a vyjadriť našu úprimnú nádej na odpoveď.

Vzorky

Záverom možno povedať, dávame hotové obnoviť šablónu pre funkciu sekretariátu.

Ivanova Olga Ivanovna

D. Ročník.: desať.01.1985

bydlisko: Rostov

Mobil. telefón: +7 (***) ** – ** – ***

E-mail: *** @ ***. **

cieľ: Postavenie osobné sekretár hlavy

Vzdelanie

Rostov ekonomický inštitút

Socio-ekonomický Fakulta

BC „Odborné vzdelávanie“ Seminár „Základy zastupiteľstvo“

pracovné skúsenosti

01.2013 G. – V súčasnej dobe, JSC „Obchodný dom“

Pozícia: Tajomník

Zodpovednosti:

• Plánovanie riaditeľa práce+
• Dodanie+
• Údržba neprerušiteľného života kancelárie.

09.2008 – 12.2012 G. Jsc „medcentre plus“

Poloha: Administrátor na recepcii

Zodpovednosti:

• Príjem a redistribúcia telefónnych hovorov+
• Práca s korešpondenciou+
• Stretnutie návštevníkov+
• Základné poradenstvo.

Zručnosti:

• Skúsenosti o kancelárskych prácach+
• Znalosť kancelárskych počítačových programov+
• gramaticky správna reč+
• Zoznámenie s kancelárskymi zariadeniami.